接待服务的又一次考验
--亚足联中国展望大会接待纪实（二）

营销服务：内沟外联

内部加强沟通，外部加强联络，因时、因地、因人制宜地调整接待方案，是我店成功接待亚足联中国展望会议的经验之谈。
今年三月，亚足联官员经过对我店考察后确定会议在我店召开。酒店领导对接待的这次会议非常重视，为此专门召集了由营业、前台、客房、工程、保安、餐饮、会务、人事等部门参加的联席会。营销部经理根据酒店的部署，对营销部的接待工作做了分工，要求把困难估计多一些，把解决困难的办法想得细一些，尽可能多了解客人的相关信息，以便提供有针对性的服务并强调接待工作做到万无一失。
营销部的员工为了掌握更多的会议要求，分别与亚足联、中国足协、市体育局、市外办、市足协多次进行联系，有针对性地制定了接待方案，明确接待每一细节，把方案下发到酒店相关部门。由于会议召开期间正是住客高峰期，为了使宾客顺利入住，营业部与有关部门保持密切联系，根据会议的变化随时调整酒店的接待方案。
从会议确定在我店召开到会议正式开幕，我店的接待方案调整了近百次。例如，在会议召开的前一天，接到亚足联通知，新闻发布会的场地由原来的主会场变为分会场。营销部立即传达变更通知，更换会场的背景板，连夜赶制舞台，直到开会前一个多小时才把会场布置停当，当亚足联官员前来落实会场时，夸赞说，太迅速了！。
由于营销部是这次会议接待的牵头部门，会议召开期间接待的每一个环节，都牵动着营销部员工的心，不少员工几天几夜靠在酒店里，协调关系，搞好接待。当看到雪片似的表扬信飞来时，营销部的员工才长舒了一口气。

前台服务：准确、快捷

亚足联中国足球展望会，是在我市举办级别最高的足球会议，因此，前台部员工非常重视。
商务中心启用了高性能打印机、复印机、传真机等，在向会议提供快捷服务的同时，还帮助宾客确认机票、物品包装并为患病客人取药等。
虽然亚足联会务组，在会议召开前四五天就入住了，但他们提供不出与会贵宾的名单。因为亚足主席哈曼等高官。要按VVIP标准接待，名单确定不下来，就无法分配房间和作准备工作。直到开会的头一天下午，前台部才拿到准确名单。名单拿到后，立即与客房、营业沟通，对贵宾房间作了人力物力的配备。按会议规定，要在上午10点半前，将客人杂费帐单送至房间，前台部立即与客房沟通，详细检查客人消费情况，以便向客人提供准确的明细帐单。但是会议结束客人12点钟才能返回房间，客人可能继续消费，为了避免为客人算错帐，前台部经理、值班员与员工一起，快速结帐，认真对帐，未有一笔帐出现差错。到下午3点钟，还没来得及吃中午饭。
前台礼宾部，在亚足联会议召开前，进行了"战前"动员，强调了会议接待的重要性，认真分析接待过程容易出现的问题，向员工提出了"有求必应，有忙必帮，准备吃苦"三条要求。由于与会贵宾来自世界各地，所以会议报到那天，礼宾部员工从早上接第一班机，到晚上接最后一班机，做到了全天候服务。从搬运行李到为客人发送信函、快件、都做到了准确、快捷。在客人离店时还派行李员随客人到机场，帮助搬行李，表现出善始善终的海天服务。